​شعبة المتابعة والعقود

مهـــام شـعبـــة المتــابعــة والـعـقـــــود

إعداد كتب تشكيل لجان الاستلام لطلبات التوريد و العطاءات المحالة ليتم عمل ضبط تسلم لوازم لها حسب الأصول.

  • متابعة توريد المواد المحالة ومتابعة المطالبات المالية للشركات تمهيداً لصرفها لمستحقيها عـن طريق الدائرة الماليـة .
  • متابعة الاتفاقيات التي ستنتهي قريباً والعمل على إعداد طلبات الشراء وحجز المخصصات المالية وإعداد الشروط الخاصة والمواصفات وتوزيع المناقصات وإحالتها إلى الجهات ذات العلاقة لاتخاذ القرار المناسب.
  • استقبال طلبات اللوازم الخاصة بمستهلكات آلات التصوير وتسجيل عدادات الآلات على الكمبيوتر وحساب نسبة الحسم عليها وتحويلها لقسم الرقابة لعمل إشعار صرف أو شراء حسب الوضع.
  • تدقيق الفواتير والمستندات الخاصة بالمواد المستهلكة وفواتير العقود وتحويلها للمستودعات لإدخالها قيود الجامعة والاحتفاظ بنسخ منها في الملفات.
  • التأمين على آليات وممتلكات وموجودات الجامعة ومتابعة التغييرات التي تطرأ على الموجودات ومتابعة الحوادث وتدقيق المطالبات المالية الخاصة بها.
  • تدقيق وثائق الشحن الخاصة باللوازم الصادرة أو الواردة وتنظيم البيانات الجمركية وإعداد  كتب الإعفاءات الجمركية ومتابعة إجراءات التخليص لدى الجهات صاحبة العلاقة.
  • إعداد الكتب الخاصة بالتأخير عن التوريد في الوقت المحدد والتنسيب لشعبة المشتريات ولجنتي العطاءات المركزية والفرعية بالموردين المتخلفين عن التوريد أو المخالفين.
  • مخاطبة الشركات والمؤسسات في حال حصول أي عطل أو مشاكل فنية على الأجهزة والمعدات الموردة.   
  • متابعة الكفالات المقدمة من الشركات سواء كانت حسن تنفيذ أو صيانة مجانية وبيان مدتها وتاريخ انتهائها والتنسيب إلى الدائرة المالية إما بتجديدها أو الإفراج عنها.    
  • متابعة تطوير وحل مشاكل النظام الحاسوبي للدائرة.
  • أية أعمال تكلف بها الشعبة من قبل  مدير الدائرة.