شعبة المتابعة والعقود
مهـــام شـعبـــة المتــابعــة والـعـقـــــود
إعداد كتب تشكيل لجان الاستلام لطلبات التوريد و العطاءات المحالة ليتم عمل ضبط تسلم لوازم لها حسب الأصول.
- متابعة توريد المواد المحالة ومتابعة المطالبات المالية للشركات تمهيداً لصرفها لمستحقيها عـن طريق الدائرة الماليـة .
- متابعة الاتفاقيات التي ستنتهي قريباً والعمل على إعداد طلبات الشراء
وحجز المخصصات المالية وإعداد الشروط الخاصة والمواصفات وتوزيع المناقصات
وإحالتها إلى الجهات ذات العلاقة لاتخاذ القرار المناسب.
- استقبال طلبات اللوازم الخاصة بمستهلكات آلات التصوير وتسجيل عدادات
الآلات على الكمبيوتر وحساب نسبة الحسم عليها وتحويلها لقسم الرقابة لعمل
إشعار صرف أو شراء حسب الوضع.
- تدقيق الفواتير والمستندات الخاصة بالمواد المستهلكة وفواتير العقود
وتحويلها للمستودعات لإدخالها قيود الجامعة والاحتفاظ بنسخ منها في
الملفات.
- التأمين على آليات وممتلكات وموجودات الجامعة ومتابعة التغييرات التي
تطرأ على الموجودات ومتابعة الحوادث وتدقيق المطالبات المالية الخاصة بها.
- تدقيق وثائق الشحن الخاصة باللوازم الصادرة أو الواردة وتنظيم
البيانات الجمركية وإعداد كتب الإعفاءات الجمركية ومتابعة إجراءات التخليص
لدى الجهات صاحبة العلاقة.
- إعداد الكتب الخاصة بالتأخير عن التوريد في الوقت المحدد والتنسيب
لشعبة المشتريات ولجنتي العطاءات المركزية والفرعية بالموردين المتخلفين عن
التوريد أو المخالفين.
- مخاطبة الشركات والمؤسسات في حال حصول أي عطل أو مشاكل فنية على الأجهزة والمعدات الموردة.
- متابعة الكفالات المقدمة من الشركات سواء كانت حسن تنفيذ أو صيانة
مجانية وبيان مدتها وتاريخ انتهائها والتنسيب إلى الدائرة المالية إما
بتجديدها أو الإفراج عنها.
- متابعة تطوير وحل مشاكل النظام الحاسوبي للدائرة.
- أية أعمال تكلف بها الشعبة من قبل مدير الدائرة.
