شعبة المتابعة والعقود
مهـــام شـعبـــة المتــابعــة والـعـقـــــود
إعداد كتب تشكيل لجان الاستلام لطلبات التوريد و العطاءات المحالة ليتم عمل ضبط تسلم لوازم لها حسب الأصول.
- متابعة توريد المواد المحالة ومتابعة
المطالبات المالية للشركات تمهيداً لصرفها لمستحقيها عـن طريق الدائرة الماليـة .
- متابعة الاتفاقيات التي ستنتهي قريباً
والعمل على إعداد طلبات الشراء وحجز المخصصات المالية
وإعداد الشروط الخاصة والمواصفات وتوزيع المناقصات وإحالتها إلى الجهات
ذات العلاقة لاتخاذ القرار المناسب.
- استقبال طلبات اللوازم الخاصة بمستهلكات
آلات التصوير وتسجيل عدادات الآلات على الكمبيوتر
وحساب نسبة الحسم عليها وتحويلها لقسم الرقابة لعمل إشعار صرف أو شراء
حسب الوضع.
- تدقيق الفواتير والمستندات الخاصة بالمواد
المستهلكة وفواتير العقود وتحويلها للمستودعات لإدخالها قيود الجامعة والاحتفاظ بنسخ منها في الملفات.
- التأمين على آليات وممتلكات وموجودات
الجامعة ومتابعة التغييرات التي تطرأ على الموجودات ومتابعة الحوادث وتدقيق المطالبات المالية الخاصة بها.
- تدقيق وثائق الشحن الخاصة باللوازم
الصادرة أو الواردة وتنظيم البيانات الجمركية وإعداد كتب الإعفاءات الجمركية ومتابعة إجراءات التخليص لدى الجهات صاحبة العلاقة.
- إعداد الكتب الخاصة بالتأخير عن التوريد
في الوقت المحدد والتنسيب لشعبة المشتريات ولجنتي
العطاءات المركزية والفرعية بالموردين المتخلفين عن التوريد أو المخالفين.
- مخاطبة الشركات والمؤسسات في حال حصول أي عطل أو مشاكل فنية على الأجهزة والمعدات الموردة.
- متابعة الكفالات المقدمة من الشركات سواء
كانت حسن تنفيذ أو صيانة مجانية وبيان مدتها وتاريخ
انتهائها والتنسيب إلى الدائرة المالية إما بتجديدها أو الإفراج عنها.
- متابعة تطوير وحل مشاكل النظام الحاسوبي للدائرة.
- أية أعمال تكلف بها الشعبة من قبل مدير الدائرة.
